Qué vimos
- Cómo es por dentro la app con la que llevamos la agencia, desde el panel de SEO hasta las tareas y los seguimientos
- Por qué cambié ClickUp por una herramienta propia y qué gané al tener los datos en un solo sitio
- Qué seguía a mano y cómo quería automatizar el 80 o 90% de cada proceso sin que bajara la calidad de la entrega
En junio de 2026 hice un directo para enseñar por dentro la app con la que llevamos Ruk Lab. Por entonces llevaba casi un año construyéndola. Era de uso interno y no vendía nada, solo quería dar ideas a quien ande con algo parecido.
Ruk Audit me enseñó que un informe de errores no arregla la web de nadie
A principios de 2025 lancé Ruk Audit, un software de auditoría SEO que analiza tu URL y te devuelve un informe de errores técnicos. Me dio visibilidad, pero costaba monetizarlo. A las academias y startups a las que quería ayudar el informe les daba igual, porque buscaban a alguien que entrara en el proyecto, preparara la estrategia y la implementara, y de esa petición salió la agencia.
Con la agencia en marcha conocí Fatjoe, una especie de tienda online de servicios SEO donde comprabas una investigación de palabras clave por unas 50 libras, sin reuniones ni propuestas. Me gustó la idea de vender el servicio como un producto cerrado, con un software por detrás, aunque su modelo de marca blanca para otras agencias me encajaba menos.
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Un panel con todos los proyectos y un histórico propio de Search Console
La primera vista de la app resume todos los proyectos y marca con un punto de color cuál crece y cuál baja. Es una función muy tonta que me resulta utilísima, porque me ahorra entrar cuenta por cuenta para detectar quién pierde tráfico.
Lo que más vale con el tiempo es el histórico. Search Console guarda 16 meses, así que cada día que pasa pierdes un día de datos. La app se conecta a las API cada 12 horas más o menos y lo guarda todo, y eso me deja comparar una Navidad con las anteriores en un proyecto estacional.
Un panel así también se puede montar en Looker Studio, y crearlo cuesta poco. El follón llega al mantenerlo, porque mejorar el informe de un proyecto te obliga a rehacer el de los demás. En la app pido el módulo a la IA, sabiendo lo que le estoy pidiendo, y se añade a todos los proyectos.
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ClickUp se quedó corto hasta en algo tan básico como una tarea recurrente
Antes gestionábamos las acciones y los seguimientos en ClickUp. Funcionaba, hasta que quise cosas que no permitía, como un informe semanal del tiempo dedicado a cada proyecto. Lo peor era la recurrencia, porque creaba una acción para cada martes y unos martes aparecía y otros no, y con eso ya no me podía fiar.
Lo que más me gusta de Ruk Plan, el gestor de tareas que lo sustituyó, es que todo queda unido. Aplico una plantilla a una investigación de palabras clave y aparece un diagrama con sus pasos, y cada paso es una tarea con su proceso escrito, el enlace a lo que necesita y su checklist. Los seguimientos cuelgan de la misma tarea, y puedo manejarlo todo desde Claude, conectado a la app.
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El siguiente reto era automatizar casi todo sin perder calidad
El informe mensual ya se generaba solo y mi trabajo pasaba a ser entenderlo y sacar ideas. Nuestro categorizador agrupaba palabras clave con IA y quizá dejaba en 20 minutos lo que llevaría 3 horas, aunque necesitaba revisión humana porque a la primera no le salía bien del todo.
Mucho seguía a medias. La mayor parte de la app la usábamos solo nosotros, y aún estaba viendo qué partes le podían interesar al dueño de cada negocio. También hubo fallos en pleno directo, como el contador de tiempo, que marcaba 31 horas en un miércoles por una tarea que me dejé en marcha.
Por entonces estábamos documentando cómo se hace cada cosa, desde un entregable hasta una arquitectura web. La idea era pasar después ese proceso a código e IA, de forma que la tecnología ejecute el 80 o 90% y a nosotros nos toque revisar y ajustar. Mi duda era hasta dónde podía llegar sin que se resintiera la calidad, porque los proyectos tenían que seguir consiguiendo resultados.
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Qué haría primero en un negocio con pocas personas
Empieza por lo que te obliga a abrir muchas pantallas para responder a una pregunta sencilla. Mi panel de puntos de colores es muy básico y nos ahorra trabajo a mí y a quien lleva la estrategia de los proyectos.
Antes de automatizar, documenta, porque lo que no está escrito no se puede pasar a código ni a IA. Hasta un proceso de cinco pasos para copiar una plantilla sirve, porque deja el enlace a mano y nadie tiene que ir a buscarla a Google Drive.
Si tu negocio tiene temporadas, plantéate guardar tus datos de Search Console cuanto antes.
A la hora de dirigir, tener los datos juntos pesa mucho. Con diez herramientas desperdigadas cuesta sacar información, y con todo en mi base de datos puedo sacar métricas que antes no podía, como el tiempo dedicado a cada proyecto. Éramos cinco personas y esto nos dejaba abarcar más proyectos.
Ten en cuenta que yo ya había aprendido a programar antes de que llegara la IA, y eso ayuda a saber qué le estás pidiendo.